Varias son las
obligaciones y se distinguen algunas que por modo concreto o particular
establecen las leyes mercantiles en orden a ciertos comerciantes individuales o
colectivos y tratándose además de determinadas actividades del comercio.
a).- Inscripción en el
Registro Público de Comercio.- El comerciante individual tiene la obligación
potestativa, de inscribirse en el Registro Público de Comercio, en razón de que
la calidad comercial en el sujeto no deriva de la matricula, sino de las circunstancias
expuestas en la fracción I del artículo 3º del Código de Comercio.
En el caso de las
sociedades, está más que justificada la inscripción, debido a que tratándose de
entes colectivos que realizan la actividad comercial, el público en general y
especialmente los que con dichos organismos contratan, necesitan estar
protegidos, conocer los antecedentes, solvencia, responsabilidad, domicilio,
duración, personas usuarias de la firma social, monto de integración del
capital, etc.
b).- Publicación de la calidad
mercantil.- De conformidad con el artículo 17 del Código de Comercio, los
comerciantes están obligados a participar en la apertura de su establecimiento
o despacho mediante una circular dirigida al domicilio de comerciante y a los
comerciantes de los lugares donde vayan a establecerse sucursales, agencias o
corresponsales, dicha circular debe contener el nombre de establecimiento, la
ubicación del mismo y la determinación de giro comercial; si se han designado
administradores o representante y en su caso los nombres, con indicación de las
facultades conferidas para firmar por el comerciante u obligarlo; y tratándose
de sociedades mercantiles, la circular deberá contener además, la expresión de
quien o quienes sean los administradores y señalar las personas que hayan de
tener la firma social.
La obligación de anunciar
la calidad mercantil se extiende a dirigir circulares en las mismas
condiciones, cuando variare cualquiera de las circunstancias enunciadas; y
finalmente, las circulares se publicarán en el Diario Oficial de la Federación
y en su defecto en algún otro del o de los lugares en que haya de ejercerse el
comercio; la publicación deberá llevarse
a cabo en los casos de liquidación del negocio o clausura del establecimiento
comercial.
c) Llevar cuenta y razón
pormenorizada de las operaciones.- Entre las más importantes obligaciones de
todo comerciante, se cuenta la que atañe
a la contabilidad. Esta materia es regulada por los artículos 33 al 46 del
Código de Comercio, viene desde luego la utilidad de permitir al comerciante la
constatación de sus operaciones y su comprobación, así como la posibilidad
inmediata de establecer el saldo de cada cuenta en un momento dado; en otro
sentido, también constituye una garantía para los terceros que contraten con el
comerciante, debido a que la contabilidad perjudica a éste; esto es, al
comerciante en el sentido de que de ella puede
prevalerse cualquiera persona que tenga interés, incluso por el
procedimiento de ofrecerla como prueba en juicio. En lo que atañe finalmente al
Estado, la contabilidad del comerciante le permite determinar su tributación a
las cargas públicas.
d) Conservar la
contabilidad mediante la conservación de los libros respectivos.- La ley
mexicana establece el principio general de que todos los comerciantes deben
llevar libros: “cuenta y razón pormenorizada de todas sus operaciones y en tres
libros cuando menos”.
De acuerdo con las
disposiciones legales vigentes en el artículo 33 del Código de Comercio, se
establece que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de
contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos,
recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las
características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer
los siguientes requisitos mínimos:
1.- Permitirá identificar
las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas
operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las
mismas.
2.- Permitirá seguir la
huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como
resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa.
3.- Permitirá la
preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del
negocio.
4.- Permitirá conectar y
seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las
cuentas y las operaciones individuales.
5.- Incluirá los sistemas
de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del
registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y la
corrección de las cifras resultantes.
e) Llevar y conservar al
correspondencia mercantil.- Por mandamiento de los artículos 47 al 50 del
Código de Comercio, incumbe a los comerciantes la obligación de conservar y
ordenar la correspondencia (todas las cartas y telegramas que reciban)
relacionada a su negocio o giro anotando al dorso de cada uno de ellos, la
fecha respectiva y en la que hubieren sido contestadas o la expresión de no
haberse hecho esto último.
Los preceptos aludidos
imponen también la obligación a comerciante de trasladar a un libro apropiado,
ya sea manualmente ya por algún medio mecánico, las cartas que él emita, esta
encuadernación debe hacerse cronológicamente y de manera que la correspondencia
aparezca con claridad para que en cualquier momento pueda reconstruirse la
historia de los negocios a través de la correspondencia, hasta donde ésta lo
permita en sentido lógico.
f) Formar parte de las
Cámaras de Comercio.- Regulada por una ley especial que se llama de Cámaras de
Comercio e Industria, existe la recomendación para los comerciantes de formar
parte de una institución de esa categoría.
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